Апостиль: кто вправе его ставить и что нужно знать о легализации документов

С понятием «апостиль» сталкиваются граждане, которые хотят легализовать документы для использования за границей в различных целях (открытие представительств или компаний, оформление наследства,  заключение брака и другие). Легализовать документ – значит подтвердить его подлинность в установленном законом порядке. На первый взгляд, все просто и понятно, однако очень часто возникают различные вопросы: где проставляют апостиль, какие именно документы нужно заверять, сколько это стоит. Как показывает практика, в сети Интернет много недостоверной информации, которая зачастую вводит граждан в заблуждение. Корреспондент «ГП» побеседовала с заместителем начальника главного управления юстиции Гродненского облисполкома Ольгой Рудой и получила компетентные ответы на актуальные вопросы.

– Ольга Томашевна, первым делом поясним, что же такое апостиль?

– Апостиль – это способ легализации документа, то есть подтверждение того, что данный документ был выдан компетентным органом, а также подтверждение подлинности подписи и печати должностного лица, который подписал документ. Легализация нужна для того, чтобы документ, выданный в одном государстве, был действительным в другом, и его можно было предоставить в компетентные органы или организации другого государства.

– Для всех ли стран нужен апостиль?

– Проставление апостиля является упрощенной процедурой легализации документов и действует только в отношениях между государствами, которые подписали Гаагскую конвенцию 1961 года. К слову, государств-участников Гаагской конвенции сейчас более 120. Если же страна не является участником Гаагской конвенции, то документы, предназначенные для предоставления в компетентные органы данного государства, должны пройти процедуру консульской легализации. Но в ряде стран легализация белорусских документов может не потребоваться вообще.

– На какие документы проставляет апостиль главное управление юстиции Гродненского облисполкома? 

– Стоит отметить, что право проставления апостиля имеют все главные управления юстиции областных и Минского городского исполнительных комитетов. Забегая вперед, скажу, что неважно, где зарегистрирован гражданин, проставить апостиль можно в ближайшем главном управлении юстиции. Что касается документов, на которые проставляет апостиль главное управление юстиции Гродненского облисполкома, это документы, исходящие из судов, нотариальных архивов и нотариусов. К примеру, гражданину необходимо проставить апостиль на выписку из Единого государственного банка данных о правонарушениях, которую выдает УВД Гродненского облисполкома. Если апостиль необходим на оригинал выписки, то обратиться придется в Министерство иностранных дел, но если гражданин сделает нотариально заверенную копию выписки (если она подходит для предоставления в компетентные органы иностранного государства), то апостиль можно проставить уже в главном управлении юстиции.

Место получения апостиля зависит от типа документа. Например, если речь идет об оригинальных документах, исходящих из учреждений образования, то обращаться необходимо в Министерство образования (Департамент контроля качества образования), если говорим о документах, исходящих из государственных архивов Республики Беларусь, то в Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции. На всех иных видах документов, а также документах, указанных выше, поступивших из дипломатических представительств и консульских учреждений Республики Беларусь либо истребованных ими, апостиль проставляет Министерство иностранных дел.

– А есть ли какие-то требования к документу, который предоставляют на апостиль?

– Конечно. Официальные документы, предъявляемые для проставления апостиля, должны быть написаны ясным и четким языком. Подчистки, приписки, зачеркнутые слова, неоговоренные исправления в тексте официального документа не допускаются. Наименование должности лица, подписавшего документ, собственноручная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия) должны быть четкими, оттиски официальных печатей должны быть хорошо читаемыми. Для проставления апостиля на официальном документе, составленном на территории Республики Беларусь, с собой необходимо взять официальный документ, оформленный в установленном порядке, на котором необходимо проставить апостиль и документ, подтверждающий внесение платы.

– На каких документах апостиль не может быть проставлен?

– На ламинированных документах. Кроме того, не проставляется апостиль на оригиналах таких документов, как паспорта, идентификационные карты, водительские удостоверения, технические паспорта, свидетельства о регистрации предприятий, ИП, недвижимости, трудовые книжки, военные билеты, а также удостоверения, включая удостоверения (свидетельства) о присвоении квалификации (степени).

– Нужно ли предварительно записываться, чтобы обратиться к вам? Сколько стоит процедура и в какой срок выполняется?

– При обращении в главное управление юстиции предварительная запись не требуется. Заявление о проставлении апостиля гражданами подается в устной форме, а субъекту хозяйствования необходимо представить письменное. Стоимость – 5 базовых величин. Срок осуществления процедуры по проставлению апостиля составляет 1 день со дня предъявления документа, а при необходимости проведения специальной проверки, запроса документов и (или) сведений от других государственных органов, иных организаций – 15 дней.

В ТЕМУ

За 2021 год главным управлением юстиции Гродненского облисполкома исполнено 1077 заявлений об осуществлении административной процедуры по проставлению апостиля, а за текущий период 2022-го – 995. Для получения консультации в индивидуальном порядке можно обратиться по телефону 8 (0152) 610948.